Apps para psicólogos: as melhores para gerir consultas em Portugal (2026)

Muitos psicólogos em prática privada começam com o que já têm no telemóvel: o Google Calendar para a agenda, o WhatsApp para confirmar a sessão, o Notion ou um caderno para as notas e o Portal das Finanças para a fatura-recibo. Com poucos utentes, chega. Com vinte sessões por semana, surge a pergunta: qual é a melhor app para psicólogos, e compensa pagar por ela?

Neste guia não há um ranking de marcas. Organizámos as opções por necessidade, da agenda aos lembretes. Em cada uma começamos pelas ferramentas genéricas que muitos já usam, com o que fazem bem e onde falham num consultório de psicologia, e passamos depois às plataformas dedicadas disponíveis em Portugal.

O que uma app para psicólogos tem de garantir

Antes de comparar funcionalidades, há seis critérios que eliminam opções logo à partida:

Sigilo: o Código Deontológico da Ordem dos Psicólogos Portugueses (Regulamento n.º 898/2024) pede que o arquivo, a manutenção e a destruição dos registos assegurem a privacidade e a confidencialidade da informação (norma 2.2) e que, quando usa tecnologias digitais, o psicólogo informe o utente dos riscos para a privacidade (norma 2.9).
RGPD: as notas de sessão e os resultados das escalas são dados de saúde, uma categoria especial ao abrigo do artigo 9.º do RGPD.
Alojamento na União Europeia: saber em que país ficam os dados e se saem da UE.
Contrato de subcontratação (DPA): o artigo 28.º do RGPD exige um contrato com quem trata dados por sua conta. Confirme se o fornecedor o assina e em que plano.
Telemóvel: ver a agenda e marcar a sessão seguinte entre duas consultas, sem abrir o computador.
Exportação: o mesmo Código manda guardar os registos durante pelo menos 5 anos depois de concluída a intervenção (norma 5.5). Se mudar de aplicação, os dados têm de sair consigo.

1. Agenda e marcações online

Google Calendar. É grátis, está no telemóvel e quase toda a gente o sabe usar. Tem páginas de marcação, mas com uma conta pessoal fica-se por uma página simples: os lembretes automáticos por email a quem marcou, as várias páginas e o pagamento na marcação estão entre as funcionalidades pagas do Google Workspace.

Onde falham: um calendário genérico não sabe o que é um utente. O nome de quem vem à consulta fica num calendário pessoal, ao lado do jantar de família, e a marcação não leva à nota nem à fatura.

Plataformas dedicadas: uma agenda para psicólogos marca a sessão seguinte a partir da ficha do utente, com a duração definida no serviço, e cria séries semanais de uma vez. Na Medora, por exemplo, as marcações online são feitas pelo próprio utente, a série vai até 52 sessões e a sincronização com o Google Calendar mostra as consultas sem dados clínicos.

2. Notas de sessão e processo clínico

Notion, Apple Notes ou um documento no Google Docs. São rápidos, pesquisáveis e estão em todos os dispositivos. As Notas da Apple permitem trancar uma nota com palavra-passe.

Onde falham: o Notion guarda os dados nos Estados Unidos por omissão, e a residência de dados na UE e o acordo para dados de saúde (BAA) ficam reservados ao plano Enterprise, segundo a documentação da própria Notion. Uma app de notas pessoal também não regista quem abriu cada nota, não liga a nota à sessão e mistura o processo clínico com a lista de compras.

Plataformas dedicadas: procure notas cifradas, acesso restrito a quem acompanha o utente e registo de auditoria. Na Medora, o processo só abre a quem tem relação de cuidado com o utente, os dados clínicos são cifrados e as ações ficam no registo de auditoria.

3. Videoconsulta

Google Meet. Com uma conta Google pessoal, uma chamada a dois pode durar até 24 horas; com três ou mais participantes, o limite é de 60 minutos. Numa sessão de casal em que cada membro entra de um sítio diferente, já são três.

Zoom. No plano gratuito, todas as reuniões terminam aos 40 minutos, incluindo as reuniões a dois. Uma sessão de 50 minutos não cabe.

Onde falham: o link é criado e enviado à mão, muitas vezes do número pessoal, e as notas escritas durante a chamada ficam noutro sítio.

Plataformas dedicadas: a sessão por vídeo está na agenda como as outras, com o link enviado a partir da consulta. A Medora usa o Google Meet: o convite sai por email a partir da consulta, o utente entra pelo navegador e as notas da chamada ficam no processo.

4. Faturação e recibos

Portal das Finanças. Quem trabalha como independente pode emitir faturas-recibo no portal, sem custo.

Um programa de faturação certificado. Os programas certificados pela Autoridade Tributária, como o InvoiceXpress, guardam clientes e serviços e enviam a fatura por email.

Onde falham: em qualquer deles, o nome, o NIF e o serviço de cada sessão são copiados à mão, e nenhum sabe que sessões estão por faturar.

Plataformas dedicadas: a fatura sai da sessão concluída, com os dados já preenchidos. A Medora emite faturas certificadas através da integração com o InvoiceXpress, na conta da própria clínica ou do psicólogo. Quanto ao regime de IVA da sua atividade, confirme-o com o seu contabilista.

5. Pagamentos e pacotes de sessões

MB WAY ou transferência. Não têm custos de plataforma e os utentes conhecem-nos, mas cada pagamento é conferido à mão contra a agenda.

Links de pagamento do Stripe. Aceitam cartão e MB WAY e o dinheiro chega à sua conta, mas o link é criado à parte e não sabe que sessão está a ser paga.

Onde falham: os pacotes de dez sessões acabam numa folha de cálculo, onde se conta à mão quantas sessões faltam.

Plataformas dedicadas: o pagamento acontece na marcação e o pacote é descontado sessão a sessão. Na Medora, o pagamento online é feito por cartão ou MB WAY através do Stripe, a fatura-recibo é emitida quando o pagamento é confirmado e o utente vê o saldo do pacote no portal.

6. Escalas: PHQ-9, GAD-7 e outras

Papel ou formulários online. O PHQ-9 e o GAD-7 são de uso livre: segundo o site oficial dos questionários, podem ser reproduzidos e traduzidos sem pedir autorização. Muitos psicólogos imprimem-nos ou passam-nos para o Google Forms.

Onde falham: a cotação e a banda de gravidade fazem-se à mão, e a evolução de oito semanas só se vê juntando folhas. Num formulário online, as respostas são dados de saúde guardados numa conta que não foi pensada para isso.

Plataformas dedicadas: a escala preenche-se na sessão e fica cotada e datada no processo. A Medora cota o PHQ-9, o GAD-7, a DASS-21, o WHO-5, a GDS-15, a EPDS, o AUDIT e a PCL-5, mostra a evolução num gráfico e regista instrumentos licenciados, como o BDI-II, pela pontuação total.

7. Lembretes e faltas

WhatsApp ou SMS à mão. Funcionam, mas dependem de se lembrar na véspera e expõem o seu número pessoal.

Lembretes do Google. Numa conta pessoal, os lembretes automáticos a quem marcou não estão incluídos, como vimos.

Plataformas dedicadas: o lembrete e o pedido de confirmação saem sozinhos, e uma desmarcação revela-se a tempo de oferecer a vaga. Na Medora, o email está incluído, o SMS é opcional, a antecedência vai de 1 hora a 7 dias e a lista de espera mostra quem pediu uma hora mais cedo. Desenvolvemos o tema em como reduzir faltas às consultas com lembretes automáticos.

Como escolher uma plataforma para psicólogos

Uma plataforma dedicada junta agenda, processo, videoconsulta, faturação e lembretes num só sítio. Antes de escolher, confirme estes pontos no período de teste:

Marca uma série semanal de sessões de uma vez e a sessão seguinte a partir da ficha do utente?
As notas de sessão ficam cifradas, com acesso restrito a quem acompanha o utente e registo de auditoria?
O link da videoconsulta sai a partir da marcação?
A fatura sai da sessão concluída, num programa certificado pela AT?
Os lembretes e o pedido de confirmação saem sozinhos?
As escalas que usa ficam cotadas e com gráfico de evolução?
Os dados ficam alojados na União Europeia e o fornecedor assina um contrato de subcontratação (DPA)?
Consegue exportar os seus dados se mudar de plataforma?
Tem teste gratuito sem cartão e sem contrato anual?

Grátis ou pago?

Há software para psicólogos grátis, mas quase sempre em versões de entrada. O que as versões gratuitas costumam deixar de fora é exatamente o que poupa tempo num consultório: lembretes automáticos a quem marcou, sessões de 50 minutos por vídeo (Zoom), alojamento na UE e contrato de subcontratação (Notion, só no Enterprise) e, sobretudo, a ligação entre agenda, notas e fatura.

Juntar quatro ferramentas gratuitas ou baratas parece poupança, mas cada subscrição soma-se às outras e, ao contrário de uma plataforma para psicólogos, nenhuma fala com as restantes. O custo maior é o tempo: o nome do utente escrito na agenda, na nota, na mensagem de lembrete e na fatura, semana após semana. Some também o tempo de manter quatro contas, quatro palavras-passe e quatro sítios onde há dados de saúde.

Na Medora, o plano Básico custa 29 € por mês, com IVA incluído, para 1 local e até 2 membros da equipa, com utentes ilimitados. Todos os planos incluem todas as funcionalidades. À parte ficam os SMS, opcionais e pré-pagos, as comissões do Stripe nos pagamentos online e a subscrição da sua conta InvoiceXpress. Os valores atualizados estão nos preços, e pode testar durante 7 dias, sem cartão.

Perguntas frequentes

Há apps para psicólogos grátis?

Há ferramentas gratuitas que resolvem partes do trabalho, como o Google Calendar, o Google Meet a dois ou as faturas-recibo do Portal das Finanças, e há plataformas com períodos de lançamento ou de teste sem custo. Uma app para psicólogos grátis que junte agenda, notas, faturação e lembretes, com DPA e dados na UE, é rara: confirme sempre o que fica fora da versão gratuita.

Posso usar o Google Calendar para marcar consultas?

Pode, sobretudo no início. Evite pôr no título do evento mais do que o necessário para identificar a sessão, e lembre-se de que, numa conta pessoal, os lembretes automáticos a quem marcou e o pagamento na marcação não estão incluídos.

Posso guardar notas de sessão no Notion?

As notas de sessão são dados de saúde. Antes de as guardar em qualquer ferramenta, confirme onde ficam alojadas, se o fornecedor assina um contrato de subcontratação e quem consegue abri-las. No Notion, a residência de dados na UE só existe no plano Enterprise. Na dúvida, fale com um advogado.

Que app serve para teleconsulta?

O Google Meet com conta pessoal permite sessões a dois até 24 horas; o Zoom gratuito corta aos 40 minutos. Uma plataforma dedicada tem a vantagem de enviar o link a partir da marcação e de guardar as notas no processo. O Código Deontológico pede que informe o utente dos riscos de privacidade da intervenção à distância.

Preciso de faturação certificada?

Tem de emitir fatura por cada sessão. Como independente, pode fazê-lo no Portal das Finanças; se usar um programa, tem de ser certificado pela AT. A partir de que volume de faturação é obrigatório usar um programa certificado, e se a sua atividade está isenta de IVA, depende do seu enquadramento: confirme com o seu contabilista.

E a Medora?

A Medora é um software de gestão clínica feito em Portugal, com uma configuração própria para psicólogos e clínicas de psicologia. Numa só aplicação para psicólogos, permite:

Marcar a sessão seguinte a partir do processo, com a duração definida no serviço, ou uma série semanal de uma vez
Disponibilizar marcações online numa página pública ou no site do consultório
Enviar lembretes e pedidos de confirmação automáticos por email ou SMS
Restringir o processo aos profissionais que acompanham o utente, com registo de auditoria
Aplicar e cotar PHQ-9, GAD-7, DASS-21 e outras escalas, com gráfico de evolução
Fazer videoconsultas pelo Google Meet, com o convite enviado a partir da consulta
Pedir o consentimento informado online, com data e versão do texto aceite
Receber pagamentos por cartão ou MB WAY e vender pacotes de sessões
Emitir faturas certificadas através da integração com o InvoiceXpress

Os dados ficam alojados na União Europeia, com os dados clínicos cifrados e contrato de subcontratação (DPA).

Há quatro limites a ter em conta. A Medora não tem app nativa para iOS ou Android: é uma aplicação web que funciona no navegador do telemóvel, do tablet ou do computador e precisa de ligação à internet. As escalas são preenchidas pelo psicólogo na sessão, não pelo utente antes da consulta. A faturação certificada é feita só através do InvoiceXpress. E a exportação faz-se por utente e por relatório, não da conta inteira num só passo.

Para uma comparação mais detalhada, veja o que perguntar no artigo sobre o melhor software para psicólogos em Portugal.

Experimente antes de decidir

A melhor forma de escolher é testar com uma semana real: marcar uma série de sessões, escrever uma nota, aplicar uma escala e faturar a sessão.

Pode abrir a demonstração, uma clínica fictícia completa, sem registo. Quando quiser usar os seus dados, crie a sua conta: tem 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito e sem compromisso.