Programa de gestão clínica: o que é, o que inclui e quanto custa em Portugal

Quem começa a procurar um programa de gestão clínica encontra dezenas de nomes, preços que vão de zero a «sob orçamento» e listas de funcionalidades que parecem todas iguais. Uns cobram por profissional, outros por clínica, outros por marcação. E quase nenhum mostra, à partida, quanto vai pagar no fim do primeiro ano.

Neste guia explicamos o que é um programa de gestão clínica, para quem é, que módulos costuma incluir, como se cobra e quanto custa em Portugal, com os preços que os fornecedores publicam. No fim, deixamos os custos que não aparecem na tabela, um cálculo simples para perceber se compensa e uma checklist para escolher.

O que é um programa de gestão clínica

Um programa de gestão clínica (ou software de gestão clínica) junta num só sítio o que acontece antes, durante e depois de uma consulta: a marcação, o lembrete, a ficha do utente, o registo clínico, o pagamento e a fatura, sem copiar dados de um passo para o seguinte.

É isso que o distingue de três ferramentas com que é muitas vezes confundido:

Uma agenda online recebe marcações e envia lembretes, mas não guarda o processo clínico nem emite faturas.
Um programa de faturação emite faturas certificadas, mas não sabe que consultas houve, quem faltou ou que entidade comparticipa.
Um processo clínico isolado guarda os registos, mas obriga a ter a agenda e a faturação noutro lado.

Muitas clínicas começam com as três e passam o dia a copiar dados de uma para a outra.

Para quem é

Consultório de um profissional: uma agenda que trabalhe sozinha, um registo clínico rápido e a fatura emitida no fim da consulta.
Clínica pequena, com 2 a 10 profissionais: ganham peso a agenda partilhada, as salas, a receção, as permissões e os honorários de quem trabalha em prestação de serviços.
Clínica multidisciplinar: cada especialidade regista à sua maneira, o mesmo utente é seguido por vários profissionais e há seguros e subsistemas.

O que inclui um software para clínicas

Nem todos os programas têm todos os módulos. Para cada um, deixamos o que perguntar.

Agenda por profissional e por sala

Numa clínica com vários gabinetes, a marcação tem duas peças: quem atende e onde. Pergunte se o programa avisa ao marcar quando a sala ou o profissional já estão ocupados.

Marcações online e página pública

O utente vê as horas livres e marca sozinho, numa página da clínica ou num botão no site. Pergunte se escolhe que serviços aparecem e se a marcação entra diretamente na agenda ou aguarda aprovação.

Processo clínico por especialidade

Um psicólogo e um fisioterapeuta não registam a consulta da mesma forma. Pergunte se há formulários e escalas da sua área, e quem da equipa abre o processo de cada utente.

Portal do utente

O utente vê as marcações, os documentos e as faturas sem telefonar para a receção. Pergunte como entra e o que só fica visível quando o profissional o partilha.

Lembretes

Um email ou SMS antes da consulta, com pedido de confirmação. Pergunte se o email está incluído, quanto custa cada SMS e se a confirmação aparece sozinha na agenda.

Pagamentos online e pacotes

Cobrar a consulta na marcação, por cartão ou MB WAY, e vender pacotes de sessões. Pergunte que comissões se aplicam e se o dinheiro vai diretamente para a conta da clínica.

Faturação certificada

A fatura deve sair da própria consulta, num programa certificado pela Autoridade Tributária. Pergunte se a certificação é do próprio programa ou de uma integração, e se essa integração tem um custo à parte.

Entidades, seguros e copagamentos

ADSE, seguradoras e convenções, cada uma com a sua tabela e o seu copagamento. Pergunte se o programa aplica a tabela de cada entidade e fatura ao utente só a parte dele.

Equipa e permissões

A receção vê a agenda, o profissional vê os seus utentes, a gerência vê a faturação. Pergunte se fica registado quem consultou o quê.

Honorários

Quando os profissionais recebem uma percentagem ou um valor por consulta, pergunte se o programa apura o bruto, a retenção na fonte e o líquido de cada um.

Relatórios

Receita por profissional e por local, faltas, ocupação das salas. Pergunte se os relatórios se exportam em CSV ou Excel.

Videoconsulta

Útil em psicologia, nutrição e consultas de seguimento. Pergunte se o utente entra sem instalar nada e se está incluída no preço ou é um extra.

Integrações

Sincronização com o Google Calendar e uma API para ligar o site ou outro sistema da clínica. Pergunte se estão em todos os planos.

Como se cobra um programa de gestão clínica

Dois programas com a mesma mensalidade podem custar o dobro um do outro ao fim do ano. Os modelos de preço mais comuns são:

Por utilizador ou por profissional, por mês: simples de prever, mas sobe a cada pessoa que entra na equipa. Confirme se a receção também paga.
Por clínica, por mês, com limite de profissionais: o preço fica igual até chegar ao limite e depois muda de escalão.
Por volume de marcações: um número de marcações por mês incluído e um valor por cada marcação a mais.
Licença perpétua com manutenção: paga-se a licença uma vez e uma manutenção anual, muitas vezes com instalação na clínica.
Implementação e formação pagas: um valor inicial para configurar a conta, importar dados e formar a equipa.
Módulos à parte: a faturação, os consentimentos ou o site pagam-se em separado.
SMS por saldo: cada SMS custa alguns cêntimos, pagos à parte, em pacotes pré-pagos.
Armazenamento: um limite de espaço para documentos e exames, com custo extra a partir daí.
Suporte premium: suporte por email incluído e suporte por telefone ou prioritário pago à parte.
Anual ou mensal: o pagamento anual costuma ter desconto, mas prende-o durante doze meses.

Confirme também se os preços que vê incluem IVA. Em Portugal, muitos fornecedores apresentam-nos sem IVA, que acresce à taxa em vigor.

Quanto custa um software para clínicas em Portugal

Os preços variam muito com o modelo de cobrança e com o que está incluído, e mudam com frequência. Ainda assim, no mercado português há três faixas aproximadas:

Profissional independente: de cerca de 15 € a 50 € por mês pelo programa, a que pode somar a faturação certificada e os SMS, se não estiverem incluídos.
Clínica pequena, com 2 a 10 profissionais: de cerca de 40 € a 150 € por mês, conforme o programa cobre por utilizador, por escalão ou por clínica.
Clínica com várias salas e especialidades: de cerca de 100 € por mês para cima, muitas vezes sob orçamento, sobretudo quando há vários locais, integrações ou implementação acompanhada.

E os preços da Medora

Na Medora, os planos diferem apenas no número de locais e de membros da equipa. Todos incluem todas as funcionalidades e utentes ilimitados, e os preços já incluem IVA:

Básico, 29 € por mês: 1 local e até 2 membros da equipa, para profissionais independentes ou pequenas clínicas.
Avançado, 49 € por mês: até 3 locais e 10 membros, para clínicas com vários profissionais.
Escala, 99 € por mês: até 10 locais e 50 membros, para redes de clínicas com equipas alargadas.
Ilimitado, sob consulta: locais e membros ilimitados, para organizações maiores.

À parte, e só se os usar, ficam os SMS (opcionais, com saldo pré-pago, a 5 cêntimos por segmento de SMS, mais IVA; o email está incluído sem limite), as comissões normais do Stripe nos pagamentos online e a conta InvoiceXpress da clínica para a faturação certificada, contratada diretamente ao InvoiceXpress. Os valores atualizados estão na página de preços.

Custos escondidos a confirmar antes de assinar

Antes de decidir, pergunte por escrito:

Implementação: há um valor inicial para configurar a conta, os serviços e os horários?
Migração de dados: quem importa os utentes e as marcações do programa antigo, e quanto custa?
Formação: está incluída para toda a equipa ou paga-se por sessão?
SMS: quanto custa cada SMS, e um SMS longo conta como dois?
Faturação: a faturação certificada está incluída ou exige um módulo ou uma conta à parte?
Integrações: a API, o calendário ou o site da clínica estão em todos os planos?
Aumento no segundo ano: o preço de entrada é promocional? Quanto passa a custar depois dos primeiros doze meses?
Exportação ao sair: em que formato recebe os seus dados, e se é paga?
Suporte: por que canal, em português e em que horário?

Compensa pagar por um programa de gestão clínica?

Depende da clínica, mas a conta faz-se em poucos minutos. Veja um exemplo meramente hipotético, com números redondos, para uma clínica com três profissionais e 400 consultas por mês:

Custo mensal: 50 € pelo programa, 30 € pela faturação certificada e 25 € em SMS, num total de 105 €.
Tempo da receção: se as marcações online e os lembretes pouparem 30 minutos por dia, são cerca de 11 horas por mês. A 10 € por hora, valem 110 €.
Faltas evitadas: se as faltas descerem de 6 % para 4 % das consultas, são 8 consultas a mais por mês. A 45 € cada, valem 360 €.
Faturas na hora: a fatura emitida no fim da consulta evita esquecimentos.
Comparticipações não perdidas: basta uma fatura de 60 € a uma entidade que deixa de ficar esquecida.

Na sua clínica, os números serão outros: faça a conta com o seu volume, a sua taxa de faltas e o seu preço médio. Nenhum programa garante resultados, e as poupanças só aparecem se a equipa usar as funcionalidades.

Como escolher um programa para clínicas

Num guia anterior, explicámos o que comparar num software de gestão clínica em Portugal funcionalidade a funcionalidade. Aqui fica a versão curta, em forma de checklist com dez critérios:

Feito para Portugal: faturação certificada pela Autoridade Tributária, ADSE e seguros, e o programa em português de Portugal.
A sua especialidade: formulários, escalas e medições próprios da sua área, e não um registo genérico.
Modelo de preço claro: sabe quanto paga quando a equipa crescer, e se o IVA está incluído.
Alojamento na União Europeia e RGPD: dados de saúde cifrados, registo de quem acedeu e contrato de subcontratação (DPA).
Teste gratuito: experimenta com o seu dia real antes de pagar, de preferência sem cartão.
Migração: alguém trata da importação dos dados do programa antigo, e sabe quanto custa.
Sem contrato anual obrigatório: pode pagar ao mês e sair quando quiser.
Exportação: sabe como leva os seus dados se um dia mudar.
Suporte em português: por que canais, em que horário e se está incluído.
Funciona no navegador: no computador, no tablet e no telemóvel, sem instalar nada.

Perguntas frequentes

Quanto custa um programa de gestão clínica por mês?

Nos preços publicados que consultámos em outubro de 2026, um profissional independente paga entre cerca de 15 € e 50 € por mês, e uma clínica pequena entre cerca de 40 € e 150 €. A estes valores somam-se, conforme o programa, o IVA, a faturação certificada, os SMS e eventuais módulos à parte.

Há programas de gestão clínica grátis?

Há versões gratuitas, normalmente limitadas no número de utentes ou de funcionalidades, e programas gratuitos que cobram os SMS, os pagamentos ou os extras. Confirme o que fica de fora e onde estão alojados os dados de saúde.

Preciso de instalar alguma coisa?

Na maioria dos programas atuais, não: funcionam no navegador, em computador, tablet ou telemóvel. Os de licença perpétua são os que mais vezes exigem instalação.

Posso migrar os meus dados do Excel?

Normalmente sim, a partir de ficheiros Excel ou CSV. Pergunte quem faz a importação, o que fica de fora e se é paga.

O programa emite faturas certificadas?

Depende. Alguns são certificados pela Autoridade Tributária, outros faturam através de uma integração com um programa certificado, e outros não faturam. Pergunte se a faturação tem um custo à parte.

E a Medora?

A Medora é um software de gestão clínica feito em Portugal, por uma empresa portuguesa de software, para consultórios e clínicas de qualquer área da saúde. Num só programa, permite:

Gerir a agenda da equipa por profissional e por sala, com os conflitos de horário, de sala e de ausências detetados ao marcar
Receber marcações online numa página pública por local ou num botão no site da clínica
Registar as consultas com formulários por especialidade, escalas clínicas cotadas, episódios de cuidados e mapa corporal
Dar a cada utente um portal com as marcações, os documentos, as faturas e o saldo dos pacotes
Enviar lembretes e pedidos de confirmação por email, sem limite, e por SMS, se quiser
Cobrar na marcação por cartão e MB WAY, via Stripe, e vender pacotes de sessões
Emitir faturas certificadas através da integração com o InvoiceXpress
Aplicar as tarifas de cada seguro, subsistema ou convenção, com copagamento
Definir papéis e permissões por membro da equipa e calcular os honorários dos profissionais
Consultar relatórios de receita, faltas e ocupação das salas, exportáveis em CSV
Fazer videoconsultas pelo Google Meet, sincronizar com o Google Calendar e ligar outros sistemas pela API de integração

Funciona no navegador, sem instalação, com a base de dados alojada na União Europeia. Tem 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito, e não tem fidelização. Veja todas as funcionalidades em Funcionalidades e como a Medora organiza uma clínica multidisciplinar.

Há três limites a ter em conta. A migração não é automática: submete os seus ficheiros Excel ou CSV na Medora e é a nossa equipa que carrega os dados que consegue mapear, sem custo adicional. A faturação certificada é feita só através do InvoiceXpress, com a conta da própria clínica, contratada à parte. E não há exportação de todos os dados da organização num só passo: exportam-se os dados de cada utente e os relatórios em CSV, e as faturas ficam na conta InvoiceXpress da clínica.

Experimente antes de decidir

A melhor forma de perceber se um programa de gestão clínica serve a sua clínica é marcar, registar, cobrar e faturar uma consulta.

Pode abrir a demonstração, uma clínica fictícia completa, sem registo. Quando quiser usar os seus dados, crie a sua conta: tem 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito e sem compromisso.