Software para nutricionistas: o que procurar antes de escolher

Um nutricionista passa boa parte da consulta a fazer três coisas: medir, comparar com a consulta anterior e ajustar o plano alimentar. Depois, o utente quer sair com o plano novo na mão. Se o peso está numa ficha de papel, a bioimpedância numa folha de cálculo e o plano num documento de texto, cada seguimento começa com cinco minutos à procura de informação.

Há muito software que promete resolver isto, mas resolve problemas diferentes. Uns são sobretudo ferramentas de cálculo de dietas; outros tratam da agenda e da faturação e não sabem o que é um perímetro da cintura. Neste guia reunimos o que deve comparar antes de decidir, seja nutricionista em prática independente, a dar consultas em vários locais ou responsável por uma clínica de nutrição.

Porque é que a nutrição tem necessidades próprias

Comparada com outras áreas da saúde, a consulta de nutrição tem quatro características que pesam na escolha do software:

Medições em todas as consultas: peso, perímetros e, muitas vezes, composição corporal, registados de quinze em quinze dias ou todos os meses.
Um entregável: o plano alimentar é algo que o utente leva consigo e consulta todos os dias, não apenas uma nota no processo.
Consultas de durações muito diferentes: uma primeira consulta perto de uma hora e seguimentos de quinze ou trinta minutos.
Vários locais: é comum dar consultas num consultório, num ginásio e numa clínica, em dias diferentes.

Um software que trate bem estes quatro pontos poupa-lhe tempo em todas as consultas. Um que os ignore obriga a continuar com papel, folhas de cálculo e planos enviados por email à pressa.

1. Medições e composição corporal ao longo do tempo

O registo antropométrico é o coração do acompanhamento. Não basta guardar o peso de hoje: o valor está na comparação com as consultas anteriores.

Confirme se consegue:

Registar o peso, a altura e os perímetros da cintura, da anca e do braço em cada consulta
Ver o IMC e as relações cintura/altura e cintura/anca calculados automaticamente
Guardar os valores da balança de bioimpedância: massa gorda, massa muscular, água corporal, gordura visceral
Ver a evolução de cada medida num gráfico, com a variação desde a consulta anterior
Mostrar a classificação de referência (por exemplo, a da OMS para o IMC em adultos) sem a ir procurar

Um gráfico mostrado ao utente durante a consulta motiva mais do que uma lista de números. É também a forma mais rápida de perceber se o plano está a resultar.

2. Peso-alvo e ritmo de perda

Quando o objetivo passa pelo peso, ajuda ter a meta registada no processo, e não apenas na memória do profissional ou do utente. Um bom software permite definir o peso-alvo e, se quiser, uma data, mostra quanto falta e calcula o ritmo necessário. Se esse ritmo for pouco realista, por exemplo acima de um quilo por semana, deve avisar.

3. Necessidades energéticas

Calcular o metabolismo basal e o gasto energético total à mão, ou numa calculadora à parte, é um pequeno desvio que se repete em cada primeira consulta e em cada reavaliação.

Procure um software que:

Use os dados que já estão na ficha: peso, altura, idade e sexo
Permita escolher a fórmula, como Mifflin-St Jeor, Harris-Benedict ou Katch-McArdle (esta última com a percentagem de massa gorda)
Aplique o fator de atividade física
Passe o valor calculado diretamente para o plano alimentar

4. Plano alimentar: por equivalentes ou alimento a alimento?

É aqui que os programas mais diferem, e vale a pena saber qual é a sua forma de trabalhar antes de comparar.

Os planos por equivalentes distribuem porções de cada grupo da Roda dos Alimentos pelas refeições do dia, com uma tabela que diz a que corresponde uma porção. São rápidos de fazer e dão ao utente flexibilidade para escolher os alimentos.

Os planos alimento a alimento precisam de uma base de dados de composição de alimentos e de receitas. Permitem um detalhe maior, mas cada plano demora mais tempo a construir.

Seja qual for a sua abordagem, confirme se o software:

Mostra os totais de energia e de macronutrientes face aos objetivos que definiu
Permite começar a partir do plano anterior ou de um modelo, em vez de uma folha em branco
Deixa ajustar as refeições: nomes, horas e número de refeições
Usa valores de referência portugueses, como os da Base de Dados da Composição de Alimentos do INSA, e permite ajustá-los à sua prática
Guarda o histórico dos planos anteriores, para ver o que mudou de uma consulta para a outra

5. Entregar o plano ao utente

O plano só serve se o utente o tiver à mão. Verifique como o plano sai do software:

Em PDF, com aspeto profissional, e não como uma captura de ecrã
Com as recomendações e a tabela de equivalências incluídas, se trabalhar com porções
Partilhado por um portal ou por um link seguro, em vez de anexado a um email pessoal
Com a garantia de que, se alterar o plano, o utente recebe a versão nova e não fica com duas versões a circular

O mesmo portal pode servir no sentido contrário: o utente envia as análises clínicas antes do seguimento, e não as traz em papel no dia. Explicamos as outras vantagens no artigo sobre o portal do paciente.

6. Rastreios nutricionais

Se trabalha com idosos, em contexto hospitalar ou com perturbações do comportamento alimentar, os rastreios fazem parte da rotina. Os mais comuns são o NRS-2002 e o MUST para o risco nutricional, o MNA-SF em pessoas idosas e o SCOFF para perturbações do comportamento alimentar.

O software deve calcular a pontuação e guardar cada aplicação com data no processo. Atenção aos instrumentos licenciados, como o MUST e o MNA-SF: os itens não podem ser reproduzidos livremente, por isso o software deve, pelo menos, permitir registar a pontuação total.

7. Agenda para primeiras consultas e seguimentos

Num consultório de nutrição, o mesmo utente volta muitas vezes, e uma falta num seguimento curto desorganiza a manhã. Confirme se consegue:

Ter serviços com durações diferentes para primeira consulta, seguimento e reavaliação
Marcar de uma vez os seguimentos quinzenais ou mensais de um acompanhamento
Enviar lembretes automáticos por email ou SMS, com pedido de confirmação
Deixar o utente marcar online, numa página pública ou no site do consultório
Fazer seguimentos por videoconsulta, com as notas no mesmo processo
Gerir vários locais na mesma conta, cada um com o seu horário

Aprofundamos o tema das faltas no artigo sobre como reduzir faltas às consultas com lembretes automáticos.

8. Pacotes de acompanhamento e pagamentos

Muitos nutricionistas vendem acompanhamentos de três ou seis meses em vez de consultas avulsas. Controlar à mão quantas consultas cada utente já usou é uma fonte de enganos.

Procure um software que venda o pacote de uma vez, desconte cada consulta concluída e mostre o saldo ao utente. Se quiser cobrar a primeira consulta no momento da marcação, confirme também que aceita pagamentos online e quanto cobra o processador de pagamentos.

9. Faturação em Portugal

Muitos nutricionistas em prática independente emitem faturas-recibo no Portal das Finanças, o que obriga a copiar os dados de cada consulta para outro sistema.

Se usar um software de gestão, verifique se se liga a um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, para que a fatura saia da própria consulta com os dados do utente e do serviço já preenchidos. Quanto ao regime de IVA da sua atividade, confirme-o com o seu contabilista.

10. Sigilo e proteção de dados

O peso, a composição corporal e os hábitos alimentares de um utente são dados de saúde e, como tal, uma categoria especial ao abrigo do RGPD. Numa clínica com várias especialidades, há ainda outra pergunta: quem consegue ver o quê?

Antes de escolher, confirme:

Se a receção vê a agenda e os contactos sem ver o processo
Se os dados de nutrição só aparecem a quem acompanha o utente
Onde estão alojados os dados (de preferência na União Europeia)
Se os dados clínicos são cifrados e se há registo de quem os consultou
Se o fornecedor assina um contrato de subcontratação (DPA)

O nosso guia prático de RGPD para clínicas desenvolve cada um destes pontos.

Software de nutrição ou software de gestão?

Esta é a pergunta que deve fazer a si próprio antes de pedir demonstrações.

Um software especializado em nutrição costuma ter uma base de dados de alimentos e de receitas muito completa, e é a escolha certa se o seu trabalho depender de planos detalhados alimento a alimento.

Um software de gestão clínica com funcionalidades de nutrição trata de tudo o resto: agenda, lembretes, marcações online, pagamentos, pacotes, faturação e processo clínico, com as medições e o plano alimentar no mesmo sítio. É a escolha certa se a maior parte do seu tempo administrativo se perde fora do plano, ou se trabalha numa clínica com outras especialidades.

Se usar dois programas, um para os planos e outro para a gestão, conte com o trabalho de manter os dados do utente nos dois.

Nutricionista independente ou clínica de nutrição?

Se trabalha sozinho, o mais importante é que o software trabalhe por si: marcações online, lembretes automáticos, planos que partem de um modelo e chegam ao utente sem anexos de email. Se dá consultas em vários locais, confirme que não precisa de uma conta por local.

Se gere uma clínica, ganham peso a agenda de vários profissionais, as salas, as permissões por função e os relatórios. Se a clínica tiver outras especialidades, veja também o que comparar num software de gestão clínica em Portugal.

Checklist para nutricionistas

Leve esta lista para cada demonstração ou período de teste:

Registo peso, perímetros e bioimpedância em cada consulta?
Vejo a evolução num gráfico, com o peso-alvo?
As necessidades energéticas são calculadas com os dados da ficha?
O plano alimentar segue a minha forma de trabalhar (equivalentes ou alimento a alimento)?
Posso partir do plano anterior ou de um modelo?
O plano sai em PDF e chega ao utente por um portal ou link seguro?
Os rastreios que uso são cotados e ficam no processo?
Marco de uma vez os seguimentos de um acompanhamento?
Os lembretes e o pedido de confirmação saem sozinhos?
Consigo vender pacotes de três ou seis meses?
A faturação sai da consulta, num programa certificado?
Os dados estão alojados na União Europeia, com DPA?
Funciona no telemóvel e em vários locais?

E a Medora?

A Medora é um software de gestão clínica feito em Portugal, com uma configuração própria para nutricionistas e outra para dietistas. No dia a dia de um consultório de nutrição, permite:

Registar o peso, os perímetros e os valores da bioimpedância em cada consulta, com o IMC e as relações cintura/altura e cintura/anca calculados
Ver a evolução de cada medida num gráfico, com a classificação da OMS para adultos e o peso-alvo a tracejado
Calcular as necessidades energéticas pelas fórmulas de Mifflin-St Jeor, Harris-Benedict ou Katch-McArdle
Fazer o plano alimentar por equivalentes da Roda dos Alimentos, com uma tabela baseada nos valores do INSA que pode ajustar, e guardar modelos para reutilizar
Descarregar o plano em PDF ou partilhá-lo no portal do utente, que recebe um email a avisar
Aplicar o NRS-2002 e o SCOFF com cotação automática, e registar a pontuação do MUST e do MNA-SF
Marcar de uma vez os seguimentos quinzenais ou mensais e enviar lembretes automáticos por email ou SMS
Disponibilizar marcações online numa página pública ou no site do consultório
Fazer videoconsultas com o convite enviado por email a partir da consulta
Vender pacotes de acompanhamento descontados consulta a consulta e receber pagamentos online na marcação
Emitir faturas certificadas através da integração com o InvoiceXpress

A Medora faz planos por equivalentes: não tem uma base de dados para calcular planos alimento a alimento. Se é assim que trabalha, tenha isso em conta na comparação.

Os dados de nutrição só aparecem a quem acompanha o utente: na ficha, aos nutricionistas e dietistas; nas consultas de nutrição e de dietética, ao profissional que dá a consulta. Os dados ficam alojados na União Europeia, com os dados clínicos cifrados, registos de auditoria e contrato de subcontratação (DPA). A Medora funciona no navegador, em computador, tablet ou telemóvel, sem instalação. O passo a passo está no tutorial como fazer um plano alimentar por equivalentes.

Experimente antes de decidir

A melhor forma de escolher é testar com o seu dia real: registar as medições de um utente, ver o gráfico, fazer um plano e entregá-lo em PDF.

Pode abrir a demonstração, uma clínica fictícia completa, sem registo. Quando quiser usar os seus dados, crie a sua conta: tem 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito e sem compromisso.