Software para dentistas e clínicas dentárias: o que procurar antes de escolher

Numa clínica dentária, três ou quatro cadeiras funcionam ao mesmo tempo, o mesmo utente passa pelo dentista e pela higienista, e um tratamento pode durar meses, com um orçamento aprovado procedimento a procedimento. Escolher um software para dentistas é, por isso, mais do que escolher uma agenda: é escolher onde vive o odontograma, o plano de tratamento, os consentimentos e o dinheiro de cada fase.

Quase todos os programas para clínica dentária prometem resolver isto, mas nem todos tratam da mesma parte do trabalho. Uns nasceram à volta da imagem e do raio-X, outros da gestão e da faturação. Neste guia reunimos o que deve comparar antes de decidir, seja médico dentista em prática independente ou responsável por uma clínica com vários gabinetes.

Porque é que a medicina dentária tem necessidades próprias

Comparada com outras áreas da saúde, a medicina dentária tem cinco características que pesam na escolha do software:

A cadeira manda na agenda: cada consulta precisa de um profissional e de uma cadeira livres à mesma hora.
Um registo por dente: o que interessa não é só a nota da consulta, é o estado de cada dente e de cada face ao longo dos anos.
Tratamentos com orçamento: o utente aceita um plano com preços antes de começar, e esse plano executa-se em várias consultas.
Consentimentos por intervenção: uma extração, um implante ou uma endodontia pedem um consentimento próprio, antes de o utente se sentar.
Vários pagadores: particulares, seguros dentários e subsistemas como a ADSE, cada um com os seus preços e copagamentos.

Um software de gestão de clínica dentária que trate bem estes cinco pontos poupa tempo em todas as consultas. Um que os ignore obriga a manter o odontograma em papel e os orçamentos numa folha de cálculo.

1. Agenda com várias cadeiras

Numa clínica com três gabinetes, uma marcação tem sempre duas peças: quem trata e em que cadeira. Confirme se consegue:

Tratar cada cadeira como uma sala e associá-la a cada marcação
Ver a agenda por profissional e por cadeira, no mesmo ecrã
Ser impedido de marcar dois utentes na mesma cadeira à mesma hora, no momento da marcação e não depois
Ter tipos de marcação com durações diferentes: primeira consulta, restauração, endodontia, cirurgia, higiene oral

Pergunte também se o software mostra a ocupação de cada cadeira ao fim do mês.

2. Odontograma digital por utente

O odontograma é o coração do processo clínico em medicina dentária, e é onde os programas mais diferem. Um odontograma digital útil não é um desenho por consulta: é um registo cumulativo do utente, que mostra o estado atual de cada dente e guarda o que mudou.

Confirme se o odontograma:

Usa a notação FDI, de dois dígitos (o quadrante e o dente), na dentição permanente e na decídua
Regista achados por dente, como ausência, implante, coroa, endodontia ou fratura, e por face, como cáries, restaurações e selantes nas faces mesial, distal, oclusal, vestibular e lingual
Distingue o que está planeado do que já existe e do que foi tratado
Guarda o histórico de cada dente, com a data, o material e quem registou
Se atualiza quando um procedimento do plano de tratamento é concluído, sem ter de o registar duas vezes

3. Periodontograma e higiene oral

Se acompanha doença periodontal, o periodontograma, com a profundidade de sondagem, a recessão e a hemorragia em cada local, é outra ferramenta que deve pedir na demonstração. Nem todos os programas o têm, e os que o têm diferem muito na rapidez de preenchimento.

Na consulta de higiene oral, confirme pelo menos se consegue registar o índice de placa e o índice gengival em cada visita, a instrução de higiene dada e o intervalo recomendado até à próxima consulta.

4. Plano de tratamento ligado às consultas

Uma reabilitação oral não é uma lista de consultas soltas. É um plano com vários procedimentos, cada um num dente, com um preço, que se executa ao longo de semanas ou meses. Procure um software em que:

Cada procedimento do plano tem o dente, as faces, o preço e, se houver, o desconto
Cada procedimento tem um estado: planeado, aceite, feito ou cancelado
O procedimento feito fica ligado à consulta em que foi executado
O plano mostra o total e quantos procedimentos já foram executados
O utente pode ter mais do que um plano, por exemplo uma reabilitação e um tratamento ortodôntico

Com isto, a receção sabe o que falta marcar, o dentista vê o que fez e o que falta fazer, e o utente percebe quanto já pagou e quanto falta.

5. Orçamentos e aceitação

Entre a primeira consulta e o início do tratamento há quase sempre um orçamento. Pergunte:

Como sai o orçamento: em PDF, com a identificação da clínica e do utente, a partir do plano ou de um modelo?
Como fica registada a aceitação do utente, e em que data?
O utente pode aceitar só parte do plano, deixando os restantes procedimentos para mais tarde?
Se o preço muda a meio do tratamento, o plano aceite mantém o preço combinado?

6. Consentimentos por intervenção

Uma extração de um siso, a colocação de um implante ou uma endodontia pedem um consentimento informado escrito para aquela intervenção, com os riscos e as alternativas. Assiná-lo à pressa, na cadeira, não é a melhor forma de o utente o ler.

Procure um software que tenha modelos de consentimento por tipo de intervenção, os envie ao utente antes da consulta e registe a aceitação com a data e a versão do texto. Se alterar um modelo, a aceitação anterior deve continuar ligada ao texto que o utente efetivamente leu. Confirme também como funciona quando o utente aceita no local: assinatura no ecrã, papel digitalizado ou outra forma.

7. Dentista, higienista e receção no mesmo processo

Numa clínica dentária, o mesmo utente passa pela receção, pelo dentista e pela higienista. Todos precisam de ver o mesmo odontograma, mas não da mesma forma.

Confirme se o software permite papéis com permissões diferentes: a receção vê a agenda, os contactos e os pagamentos sem ver o processo clínico; a higienista regista as suas consultas e vê o odontograma; o dentista planeia e executa. Se trabalha com profissionais em prestação de serviços, pagos por percentagem, veja também se o software calcula os honorários de cada um a partir do que a clínica recebeu. Explicamos como funciona no tutorial sobre honorários dos profissionais.

8. Revisões periódicas e lembretes

A revisão de seis em seis meses e a higiene oral anual são o que mantém a agenda cheia, mas só acontecem se alguém as marcar. Confirme se consegue:

Marcar a revisão seguinte à saída, com o lembrete a seguir sozinho na véspera
Enviar lembretes por email ou SMS, com pedido de confirmação
Deixar o utente marcar online, numa página pública ou no site da clínica
Saber que utentes ficaram sem revisão marcada, para os contactar

Desenvolvemos o tema das faltas no artigo sobre como reduzir faltas às consultas com lembretes automáticos.

9. Radiografias, imagem e laboratório

A imagiologia é onde a pergunta certa poupa mais desilusões. Muitas clínicas já têm um software de imagem que vem com o equipamento de raio-X ou com a ortopantomografia, e o que interessa é como o software de gestão convive com ele. Pergunte:

O software liga-se ao programa de imagem que já usa, abrindo as radiografias do utente a partir da ficha?
Lê ficheiros DICOM, ou as imagens entram apenas como JPEG ou PDF anexados?
As radiografias anexadas ficam associadas à consulta e ao utente, com data?
O utente pode enviar radiografias e exames antes da consulta, sem os trazer num CD?

O mesmo vale para o laboratório de prótese. Se envia muitos trabalhos, pergunte se o software regista os pedidos ao laboratório, as provas e as datas de entrega, ou se isso continua a ser gerido fora.

10. Pagamentos por consulta, por fase e pacotes

Num tratamento longo, o utente raramente paga tudo de uma vez. Paga por consulta, por fase do plano ou num valor combinado à cabeça. Confirme se o software:

Recebe o pagamento de cada consulta no balcão, com numerário, cartão, MB WAY ou transferência, e também por link enviado ao utente
Concilia o pagamento com a consulta, sem a receção ter de o fazer à mão
Permite cobrar um sinal ou dividir o plano em prestações, se for assim que trabalha
Vende pacotes, como uma higiene oral anual com duas consultas, descontados visita a visita

11. Seguros dentários, ADSE e faturação certificada

Uma parte importante da faturação de muitas clínicas passa por seguros dentários e subsistemas. A ADSE, por exemplo, tem uma secção própria de medicina dentária na tabela do regime convencionado, com códigos, preços e regras próprias. Consulte sempre a tabela em vigor no site da ADSE.

Antes de escolher, confirme se o software:

Guarda as entidades de cada utente, com o número de beneficiário
Usa a tabela de atos de cada entidade, com o valor da entidade e o copagamento do utente
Regista em cada ato o dente e as faces, que muitas entidades pedem na fatura
Fatura ao utente só a parte que lhe cabe e agrupa a parte das entidades em lotes mensais
Mostra o que está faturado, em dívida, pago ou devolvido por cada entidade

A fatura deve sair da própria consulta, com os atos como linhas e os dados do utente já preenchidos, num programa certificado pela Autoridade Tributária. Pergunte também se uma fatura pode juntar várias consultas do mesmo plano. Quanto ao regime de IVA dos atos que pratica, confirme-o com o seu contabilista.

12. Sigilo e proteção de dados

O odontograma, as radiografias e o historial clínico são dados de saúde e, como tal, uma categoria especial ao abrigo do RGPD. Antes de escolher, confirme onde estão alojados os dados (de preferência na União Europeia), se os dados clínicos são cifrados, se há registo de quem os consultou e se o fornecedor assina um contrato de subcontratação (DPA). O nosso guia prático de RGPD para clínicas desenvolve cada um destes pontos.

Dentista independente ou clínica dentária?

Se trabalha sozinho, com um gabinete, o mais importante é que o software trabalhe por si: odontograma e plano de tratamento rápidos de preencher, consentimentos enviados antes da consulta, lembretes automáticos e fatura num clique. Confirme que pode começar com uma cadeira e crescer sem mudar de plataforma.

Se gere uma clínica dentária, ganham peso a agenda por cadeira, as permissões por função, os seguros e a ADSE, os honorários dos profissionais e os relatórios de ocupação. Se a clínica tiver outras especialidades, veja também o que comparar num software de gestão clínica em Portugal.

Checklist para clínicas dentárias

Leve esta lista para cada demonstração ou período de teste:

Cada cadeira é uma sala, com as colisões recusadas ao marcar?
O odontograma usa a notação FDI e regista achados por dente e por face?
Vejo o histórico de cada dente, com data e autor?
O plano de tratamento tem dente, preço, desconto e estado por procedimento?
O procedimento feito fica ligado à consulta e atualiza o odontograma?
Como sai o orçamento e como fica registada a aceitação?
O consentimento de cada intervenção chega ao utente antes da consulta, com data e versão?
Há periodontograma, se acompanho doença periodontal?
Receção, higienista e dentista têm permissões diferentes?
Os lembretes e o pedido de confirmação saem sozinhos?
Como entram as radiografias: integração com o software de imagem, DICOM ou anexos?
Recebo por link e no balcão, com cartão e MB WAY, conciliado com a consulta?
Uso a tabela de atos de cada seguro e da ADSE, com copagamento e lotes mensais?
A fatura certificada sai da consulta, e os dados estão alojados na União Europeia, com DPA?

E a Medora?

A Medora é um software de gestão clínica feito em Portugal, com uma configuração própria para dentistas e clínicas de medicina dentária e outra para higienistas orais. No dia a dia de uma clínica dentária, permite:

Tratar cada cadeira como uma sala: a agenda recusa dois utentes na mesma cadeira à mesma hora, e os relatórios mostram a ocupação de cada uma
Manter um odontograma ao nível do utente, em notação FDI, na dentição permanente e na decídua, com achados por dente e por face, o estado (planeado, presente ou tratado), o material e o histórico de cada dente
Fazer planos de tratamento em que cada procedimento tem dente, preço, desconto e estado (planeado, aceite, feito ou cancelado), ligado à consulta em que foi feito, com o total do plano
Registar a consulta com exame extraoral e intraoral, diagnóstico, anestesia, procedimentos e plano para a sessão seguinte, e os atos com o dente e as faces
Registar na higiene oral o índice de placa, o índice gengival, a instrução de higiene e o plano de revisão
Enviar o consentimento da extração, do implante ou da endodontia para o utente aceitar no portal antes da consulta, com data e versão
Dar à receção, à higienista e ao dentista papéis próprios sobre o mesmo processo, com os dados clínicos visíveis apenas a quem acompanha o utente
Enviar lembretes automáticos por email ou SMS e disponibilizar marcações online numa página pública ou no site da clínica
Receber o pagamento de cada consulta por link ou no local, com cartão ou MB WAY, conciliado automaticamente, e vender pacotes descontados visita a visita
Usar a tabela de atos de cada seguro e da ADSE, faturar ao utente só a sua parte e agrupar as comparticipações em lotes mensais por entidade
Emitir a fatura certificada num clique a partir da consulta concluída, através da integração com o InvoiceXpress, com o seguro dentário do utente já associado

Há vários limites a ter em conta na comparação. A Medora não tem periodontograma com sondagem por local. Não se liga a software de imagem nem lê DICOM: as radiografias entram como imagem ou PDF anexados à ficha ou à consulta, ou enviados pelo utente no portal. O plano de tratamento não sai em PDF nem é aceite pelo utente no portal: o orçamento em PDF faz-se a partir de um modelo de documento, e a aceitação regista-se no estado do plano. O pagamento online é sempre do valor total, sem sinal nem prestações, e cada fatura emitida a partir de uma consulta cobre só essa consulta. A Medora prepara os lotes e as faturas às entidades, mas a submissão à ADSE e aos seguros é feita fora dela. Não gere trabalhos do laboratório de prótese. E a revisão marca-se à saída: não há listas de revisões que contactem sozinhas os utentes sem consulta marcada.

Os dados ficam alojados na União Europeia, com os dados clínicos cifrados, registos de auditoria e contrato de subcontratação (DPA). A Medora funciona no navegador, em computador, tablet ou telemóvel, sem instalação.

Experimente antes de decidir

A melhor forma de escolher é testar com o seu dia real: marcar duas consultas em cadeiras diferentes, registar achados no odontograma, montar um plano de tratamento e faturar a consulta.

Pode abrir a demonstração, uma clínica fictícia completa, sem registo. Quando quiser usar os seus dados, crie a sua conta: tem 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito e sem compromisso.