Software para fisioterapia: o que procurar antes de escolher

Numa clínica de fisioterapia, o mesmo utente volta duas ou três vezes por semana durante um mês ou mais. Cada sessão dura trinta a quarenta e cinco minutos, há várias marquesas ocupadas ao mesmo tempo e, muitas vezes, a ADSE ou um seguro paga parte do tratamento, com um número de sessões autorizado. Basta uma sala marcada duas vezes, uma falta não avisada ou uma autorização esgotada sem ninguém reparar para a tarde inteira se desorganizar.

Quase todos os programas de gestão clínica têm agenda e faturação, mas poucos foram pensados para este ritmo. Neste guia reunimos o que deve comparar antes de decidir, seja fisioterapeuta em prática independente ou responsável por uma clínica com vários profissionais.

Porque é que a fisioterapia tem necessidades próprias

Comparada com outras áreas da saúde, a fisioterapia tem cinco características que pesam na escolha do software:

Muitas sessões por tratamento: uma reabilitação de um joelho ou de um ombro tem início, objetivos e alta, e não se resume a consultas soltas.
Várias marquesas ao mesmo tempo: a sala conta tanto como o profissional na hora de marcar.
Prescrições e autorizações: quando o tratamento é comparticipado, há uma prescrição médica e, muitas vezes, um limite de sessões e uma data de validade.
Terceiros pagadores: ADSE, seguradoras e outros subsistemas, cada um com a sua tabela de atos e o seu copagamento.
Evolução da dor e da função: o que interessa ao utente, ao médico e à seguradora é a comparação entre a primeira avaliação e a alta.

Um software que trate bem estes cinco pontos poupa-lhe tempo em todas as sessões. Um que os ignore obriga a manter folhas de cálculo ao lado para contar sessões e conferir autorizações.

1. Agenda com salas e marquesas

Numa clínica com três ou quatro marquesas e outros tantos fisioterapeutas, uma marcação tem sempre duas peças: quem trata e onde. Confirme se consegue:

Associar cada sessão a uma sala ou marquesa, além do profissional
Ver a agenda por profissional e por sala, no mesmo ecrã
Ser avisado ao marcar quando a sala ou o profissional já estão ocupados, e não depois
Ter tipos de marcação com durações diferentes: avaliação inicial, sessão de tratamento, reavaliação

Se usa um ginásio partilhado onde vários utentes fazem exercício ao mesmo tempo, pergunte também como o software lida com esse espaço, porque nem todos aceitam mais do que uma sessão por sala.

2. Séries de sessões marcadas de uma vez

Marcar dez sessões, às segundas e quintas às 18h, uma a uma, é um dos trabalhos mais repetitivos da receção. Procure um software que:

Marque a série de uma vez, escolhendo os dias da semana e o número de sessões
Mostre as datas em conflito antes de criar (um feriado, uma ausência do fisioterapeuta, a sala ocupada) e deixe saltar ou mudar só essas
Permita cancelar uma sessão, as seguintes ou a série toda quando o tratamento termina mais cedo

3. O tratamento como um episódio de cuidados

É aqui que um software genérico mais falha. Uma reabilitação não é uma lista de consultas: tem um motivo, objetivos, um número de sessões previsto, uma prescrição e uma alta. O conceito que reúne tudo isto chama-se episódio de cuidados.

Confirme se o software:

Agrupa as sessões de um tratamento num episódio, com os objetivos e as sessões previstas
Mostra em cada sessão em que número vai (por exemplo, «sessão 7 de 10»)
Guarda a prescrição: médico, cédula profissional, requisição e, se houver, a autorização e as sessões autorizadas
Avisa quando a autorização está quase esgotada ou a caducar, a tempo de pedir a renovação
Permite ter mais do que um episódio aberto, por exemplo um joelho e uma cervicalgia no mesmo utente

4. Registo da sessão

O registo de uma sessão de fisioterapia é curto e repete-se muitas vezes, por isso a estrutura conta mais do que o espaço. Muitos fisioterapeutas usam o formato SOAP: o que o utente relata, o que se observa e mede, o que se fez e o plano.

Procure um registo com campos próprios para:

As queixas do utente e os fatores que agravam ou aliviam
A avaliação objetiva: amplitudes de movimento, força, testes especiais, postura
A intensidade da dor, numa escala de 0 a 10
O tratamento feito na sessão: terapia manual, eletroterapia, exercício
O plano de exercícios para casa e as notas de evolução

Confirme também se, ao abrir a sessão, vê o registo da sessão anterior sem mudar de ecrã.

5. Dor e função ao longo do tratamento

Um número de 0 a 10 diz quanto dói, mas não diz onde. Por isso muitos fisioterapeutas usam um mapa corporal: uma silhueta de frente e de costas onde se assinala a dor, a dor irradiada, a parestesia ou a rigidez, região a região.

Verifique se o software:

Tem um mapa corporal por sessão, com o tipo de sintoma e a intensidade em cada região
Abre o mapa novo a partir do anterior, para só ajustar o que mudou
Compara dois mapas lado a lado e mostra a evolução de cada região
Regista os questionários de função que usa, como o Índice de Oswestry na lombalgia, o DASH no membro superior, o WOMAC na anca e no joelho ou o Timed Up and Go na pessoa idosa, e mostra a evolução das pontuações num gráfico

Atenção aos instrumentos licenciados, como o Oswestry, o DASH e o WOMAC: os itens não podem ser reproduzidos livremente, por isso o software deve, pelo menos, permitir registar a pontuação total com data.

6. Relatórios de evolução e de alta

O médico que prescreveu, a seguradora ou o próprio utente pedem com frequência um relatório. Escrevê-lo do zero, a copiar notas de dez sessões, é tempo que não se fatura.

Um bom software gera o relatório de evolução a meio do tratamento e o de alta no fim, a partir do que já está no episódio: objetivos, sessões feitas e evolução da dor. O relatório deve sair em PDF, ficar guardado nos documentos do utente e ser partilhado só quando o fisioterapeuta decidir.

7. Faltas, lembretes e pacotes de sessões

Numa agenda de sessões de trinta minutos, uma falta deixa uma marquesa vazia e um fisioterapeuta parado. Os lembretes automáticos por email ou SMS na véspera, com pedido de confirmação, são das funcionalidades com retorno mais rápido. Desenvolvemos o tema no artigo sobre como reduzir faltas às consultas com lembretes automáticos.

Para os utentes particulares, muitas clínicas vendem pacotes de cinco ou dez sessões. Procure um software que venda o pacote de uma vez, desconte cada sessão concluída e mostre o saldo ao utente, sem uma folha de cálculo ao lado. Se quiser cobrar a avaliação inicial no momento da marcação, confirme também que aceita pagamentos online.

8. ADSE, seguros e subsistemas

Para muitas clínicas de fisioterapia, a maior parte da faturação passa por terceiros. É também onde se perde mais dinheiro: comparticipações que ninguém reclamou, sessões feitas para além do autorizado, faturas devolvidas por falta de dados.

Antes de escolher, confirme se o software:

Guarda as entidades de cada utente, com o número de beneficiário
Usa a tabela de atos de cada entidade, com o valor da entidade e o copagamento
Fatura ao utente só a parte que lhe cabe e guarda a parte da entidade para reclamar
Agrupa as comparticipações por entidade e por mês, para faturar à entidade de uma vez
Põe na fatura os dados do médico prescritor e da requisição
Mostra o que está faturado, em dívida, pago ou devolvido por cada entidade

Pergunte também como é feito o envio à entidade: se o software o faz eletronicamente ou se prepara os documentos para os submeter no portal da entidade.

9. Faturação certificada

A fatura deve sair da própria sessão, com os atos realizados como linhas e os dados do utente já preenchidos, num programa certificado pela Autoridade Tributária. Se a faturação for feita noutro sítio, cada sessão é copiada duas vezes. Quanto ao regime de IVA da sua atividade, confirme-o com o seu contabilista.

10. Equipas com fisioterapeutas independentes

Muitas clínicas trabalham com fisioterapeutas em prestação de serviços, pagos por percentagem ou por sessão, e algumas alugam gabinetes a outros profissionais. Se é o seu caso, confirme se o software calcula os honorários de cada profissional a partir do que a clínica recebeu e se fatura as rendas dos gabinetes. Explicamos como funciona nos tutoriais sobre honorários dos profissionais e aluguer de gabinetes.

11. Sigilo e proteção de dados

O diagnóstico, a dor e a evolução de um utente são dados de saúde e, como tal, uma categoria especial ao abrigo do RGPD. Numa clínica com vários fisioterapeutas e uma receção, a pergunta é: quem consegue ver o quê?

Antes de escolher, confirme:

Se a receção vê a agenda e os contactos sem ver o processo clínico
Se cada fisioterapeuta vê os dados clínicos apenas dos utentes que acompanha
Onde estão alojados os dados (de preferência na União Europeia)
Se os dados clínicos são cifrados e se há registo de quem os consultou
Se o fornecedor assina um contrato de subcontratação (DPA)

O nosso guia prático de RGPD para clínicas desenvolve cada um destes pontos.

Fisioterapeuta independente ou clínica de fisioterapia?

Se trabalha sozinho, o mais importante é que o software trabalhe por si: marcações online, lembretes automáticos, séries marcadas de uma vez e relatórios que não precisa de escrever do zero. Confirme que pode começar com uma sala e crescer sem mudar de plataforma.

Se gere uma clínica, ganham peso a agenda por sala, as permissões por função, a faturação às entidades e os honorários da equipa. Se a clínica tiver outras especialidades, veja também o que comparar num software de gestão clínica em Portugal.

Checklist para clínicas de fisioterapia

Leve esta lista para cada demonstração ou período de teste:

Cada sessão tem sala e fisioterapeuta, com os conflitos detetados ao marcar?
Marco uma série de dez sessões de uma vez, vendo as datas em conflito?
As sessões ficam agrupadas num episódio, com objetivos e contador?
Guardo a prescrição e sou avisado quando a autorização está a acabar?
O registo da sessão tem campos próprios para fisioterapia?
Há um mapa corporal que se compara entre sessões?
Registo o Oswestry, o DASH ou o WOMAC e vejo a evolução?
Os relatórios de evolução e de alta saem em PDF sem os escrever do zero?
Os lembretes e o pedido de confirmação saem sozinhos?
Vendo pacotes de sessões, descontados sessão a sessão?
Uso a tabela de atos de cada entidade e faturo à entidade por mês?
A fatura sai da sessão, num programa certificado, com o prescritor?
Os dados estão alojados na União Europeia, com DPA?

E a Medora?

A Medora é um software de gestão clínica feito em Portugal, com uma configuração própria para fisioterapeutas e clínicas de fisioterapia. No dia a dia de uma clínica de fisioterapia, permite:

Associar cada sessão a uma sala e a um fisioterapeuta: a agenda recusa duas sessões na mesma sala à mesma hora
Marcar uma série de uma vez, por exemplo às segundas e quintas durante cinco semanas, e rever as datas em conflito antes de criar
Organizar cada tratamento num episódio de cuidados, com objetivos, sessões previstas e a prescrição, e avisar quando a autorização está quase esgotada ou a caducar
Registar a sessão com campos para o subjetivo, o objetivo, a dor de 0 a 10, o tratamento feito, o plano de exercícios e a evolução
Preencher um mapa corporal em cada sessão, com dor, dor irradiada, parestesia, dormência e rigidez por região, e comparar dois mapas lado a lado
Registar a pontuação do Oswestry, do DASH, do WOMAC, do Timed Up and Go e das escalas de dor, com um gráfico da evolução
Gerar os relatórios de evolução e de alta em PDF, com a dor por região do primeiro ao último mapa do episódio
Enviar lembretes automáticos por email ou SMS e disponibilizar marcações online numa página pública ou no site da clínica
Vender pacotes de sessões descontados sessão a sessão, com o saldo visível para o utente no portal
Usar a tabela de atos de cada entidade, faturar ao utente só a sua parte e agrupar as comparticipações em lotes mensais por entidade
Emitir faturas certificadas através da integração com o InvoiceXpress, com os atos da sessão como linhas e os dados do prescritor
Calcular os honorários dos fisioterapeutas e faturar as rendas dos gabinetes

Há três limites a ter em conta na comparação. O plano de exercícios fica registado em texto na sessão: a Medora não tem uma biblioteca de exercícios com imagens ou vídeos para enviar ao utente. A Medora prepara os lotes e as faturas às entidades, mas a submissão à ADSE e às seguradoras é feita fora da Medora. E não tem gestão de sessões ao domicílio, com deslocações ou rotas.

Cada fisioterapeuta vê os dados clínicos apenas dos utentes que acompanha, e os relatórios só aparecem no portal do utente quando o profissional os partilha. Os dados ficam alojados na União Europeia, com os dados clínicos cifrados, registos de auditoria e contrato de subcontratação (DPA). A Medora funciona no navegador, em computador, tablet ou telemóvel, sem instalação. O passo a passo das séries está no tutorial como marcar consultas recorrentes de uma só vez.

Experimente antes de decidir

A melhor forma de escolher é testar com o seu dia real: marcar uma série de dez sessões, abrir um episódio com a prescrição, preencher o mapa corporal e faturar a sessão.

Pode abrir a demonstração, uma clínica fictícia completa, sem registo. Quando quiser usar os seus dados, crie a sua conta: tem 7 dias de teste gratuito, sem cartão de crédito e sem compromisso.