Como gerir a agenda de vários profissionais e salas

O calendário das consultas mostra a agenda de todos os profissionais do local lado a lado, um por coluna.

1. Na barra lateral do local, em «Clínica», clique em «Consultas».
2. No topo, clique em «Calendário» (num computador, é a vista que abre por omissão) e depois em «Dia».
3. Mude de dia com «Hoje», com as setas ou com o campo da data.
4. Para ver só alguns profissionais, abra «Profissionais» e desmarque os restantes.

As horas em que o profissional não trabalha ficam a cinzento, e as ausências aprovadas aparecem às riscas. Clique numa consulta para a abrir.

• «Semana» mostra a semana de um profissional de cada vez. Escolha quem em «Profissional»; as setas avançam ou recuam uma semana.
• «Salas» mostra uma coluna por sala ativa do local, mais a coluna «Sem sala», com as consultas que não têm sala.

A vista «Salas» é a mais rápida para encontrar uma sala livre: um espaço em branco numa coluna é uma hora em que essa sala não tem consultas.

Pode marcar diretamente a partir do calendário.

1. Clique num espaço livre da grelha. Abre a «Nova Consulta» com a data e a hora já preenchidas (a hora é arredondada para baixo ao quarto de hora). Na vista «Dia» e na vista «Semana», o profissional também vem preenchido; na vista «Salas», vem a sala.
2. Em «Tipo de marcação», escolha o tipo de consulta. O tipo traz a duração, o título e os atos.
3. Confirme o «Profissional de saúde» (na vista «Salas», escolha-o aqui), a «Data», a «Hora» e a «Duração».
4. Em «Sala», escolha a sala, ou deixe «Sem sala».
5. Se a consulta for por videochamada, marque «Consulta Remota». Nesse caso, o paciente tem de ter email.
6. No cartão «Paciente», escolha o paciente e clique em «Criar Consulta».

Ao criar ou alterar uma consulta, a Medora verifica a marcação e recusa-a, com a razão no ecrã, quando:

• a sala já tem outra consulta a essa hora, seja de que profissional for («A sala já está ocupada neste horário»);
• a consulta fica fora do horário de trabalho do profissional («A consulta está fora do horário de trabalho do profissional de saúde»);
• o profissional tem uma ausência registada nesse período («O profissional de saúde tem um bloqueio de agenda neste período»);
• a consulta fica fora do horário de funcionamento que definiu para esse dia no local («A consulta está fora do horário de funcionamento do local»);
• o profissional já tem outra consulta a essa hora e o limite de sobremarcações foi atingido (passo seguinte).

As consultas canceladas e as faltas não contam: deixam a sala e o horário livres para outra marcação.

Por omissão, cada profissional tem no máximo uma consulta por horário. Se precisar de marcar dois pacientes à mesma hora com o mesmo profissional, aumente o limite. Esta página só aparece ao «Gestor» e ao administrador da organização.

1. Na barra lateral do local, clique em «Configurações» e depois em «Agendamento».
2. Abra o separador «Regras».
3. Em «Profissional de saúde», escolha um profissional, ou «Padrão (todos os profissionais)» para a regra geral.
4. Em «Limite», indique quantas consultas pode haver no mesmo horário (2 permite uma sobremarcação) e clique em «Adicionar».

A regra de um profissional prevalece sobre a regra «Padrão». Para mudar um limite, altere o número na linha da regra e clique fora do campo; o ícone do caixote do lixo apaga a regra. Sem nenhuma regra, o limite é 1 consulta por horário.

Com um limite de 2 ou mais, ao marcar num horário em que o profissional já tem consulta, o formulário avisa: «Este horário já tem consultas agendadas para este profissional de saúde. Será criada com overbooking.»

Cada profissional pode registar as suas próprias ausências:

1. Na barra lateral do local, em «Equipa», clique em «Horários» e abra o separador «Ausências».
2. Clique em «Adicionar ausência».
3. Em «Tipo», escolha «Férias», «Pausa», «Formação» ou «Outro».
4. Deixe «Dia inteiro» marcado para dias completos, ou desmarque-o para indicar as horas.
5. Preencha «Início» e «Fim» e clique em «Criar».

Por omissão, a ausência que um profissional regista para si fica logo aprovada.

Um assistente ou um gestor regista a ausência de um profissional assim:

1. Em «Horários» › «Ausências», abra o seletor no topo da página e escolha o profissional.
2. Clique em «Adicionar ausência» e preencha como acima.
3. A ausência fica «Pendente». Clique em «Aprovar» para a confirmar.

O número no separador «Ausências» indica quantos pedidos estão pendentes.

Cada profissional pode ver as suas consultas no Google Calendar, por exemplo no telemóvel.

1. Clique nas suas iniciais, no canto superior direito, e em «A minha conta».
2. No cartão «Sincronização com o Google Calendar», clique em «Ligar Google Calendar» e autorize com a sua conta Google.

As consultas passam a aparecer num calendário próprio, chamado «Medora», na conta Google. Cada evento leva só a data, a hora e a morada do local (ou «Consulta remota»), com o título «Consulta —» seguido do nome do local: nenhum dado do paciente é enviado ao Google.

Em «Sincronização ativa» pode pausar o envio. «Desligar» termina a ligação e remove o calendário «Medora» da conta Google.